Quelles sont les obligations de conservation ?
La loi impose à toutes les entreprises, soumises au droit français, une durée obligatoire de conservation des documents. Elle implique de conserver de manière organisée et sécurisée tous les documents justificatifs, tels que les contrats, les factures, les relevés bancaires, les rapports financiers, etc.
La conservation des documents en entreprise est une responsabilité importante, à la fois pour se conformer aux obligations légales et pour garantir une gestion efficace des informations. La mise en place d’un système de GED peut grandement simplifier cette tâche, en facilitant la recherche et en sécurisant les données. L’usage d’un outil de gestion électronique documentaire approprié est synonyme d’une bonne organisation performante.
Quelles sont les bonnes pratiques à suivre ?
Afin de mettre en place une politique efficace de rétention documentaire, il est conseillé de suivre les bonnes pratiques suivantes :
- Stockage sécurisé : Utilisez des systèmes de stockage électronique sécurisés pour les documents numériques et garantissant l’inaltérabilité et la confidentialité des documents.
- Classement et indexation : Organisez les documents de manière cohérente, en utilisant des systèmes de classement. Cela facilitera la recherche et la récupération ultérieure des documents.
- Destruction sécurisée : Lorsque la période de rétention recommandée est écoulée, assurez-vous de détruire les documents de manière sécurisée.
Quelles sont les durées de conservations prévues par la législation française ?
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
Document de transport de marchandises | 5 ans |
Déclaration en douane | 3 ans |
Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Type d’impôt | Durée de conservation |
|---|---|
Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
Impôts directs locaux (taxes foncières …) | 6 ans |
Cotisation foncière des entreprises (CFE: CFE : Centre de formalités des entreprises) et CVAE: CVAE : Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises | 6 ans |
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA: TVA : Taxe sur la valeur ajoutée et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans |
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Statuts d’une société, d’un GIE: GIE : Groupement d’intérêt économique ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS: RCS : Registre du commerce et des sociétés) |
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
– Registre de titres nominatifs – Registre des mouvements de titres – Ordre de mouvement – Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices |
Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
– Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail – Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) | 5 ans |
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
Que prévoit la loi en cas de non-conformité ?
En cas de non-conformité, aux exigences décrites ci-dessus, les sanctions sont les suivantes :
- La non-délivrance de ces pièces peut être sanctionnée d’une amende de 1 500,00€ par pièce non transmise, le montant total de cette pénalité ne pouvant toutefois pas excéder 50 000€.
- En cas de refus de transmission des documents sollicités, d’obstruction avérée par l’administration fiscale ou d’absence d’archivage des pièces justificatives, une amende forfaitaire de 10 000,00€ peut être appliquée.
Textes de loi
Liens vers les textes de loi de référence :
- Des obligations comptables applicables à tous les commerçants. (Article L123-22)
- De quelques délais et points de départ particuliers. (Article 2225)
- Obligation et délais de conservation des documents (Article L102 B)
- Conservation des contrats conclus par voie électronique (Article L213-1)
- Conservation des documents nécessaires au recouvrement ou au contrôle des cotisations et contributions sociales (Article L243-16)
- Opposition à fonction et obstacle au contrôle de l’impôt (Article 1735 quater)
